Das kann jetzt in den Reißwolf

Zu Beginn des Jahres sortieren viele Unternehmen alte Belege, Quittungen und Rechnungen. Was Sie wie lange aufbewahren müssen und was Sie jetzt getrost wegwerfen dürfen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Ausmisten macht zunächst Arbeit, aber die Mühe wird belohnt. Sie schaffen neuen Platz und haben ein gutes Gefühl, wieder einmal richtig aufgeräumt zu haben. Allerdings sollten Sie steuerlich relevante Belege nicht vorschnell wegwerfen. Wenn das Finanzamt auf archivierungspflichtige Unterlagen nicht zugreifen kann, drohen Steuerstrafen.

Das müssen Sie zehn Jahre lang aufbewahren

Die Zehnjahresfrist gilt für Bilanzen, Geschäftsbücher, Inventarübersichten sowie steuerlich relevante digitale Aufzeichnungen. Das heißt jedoch nicht automatisch, dass Sie jetzt blindlings alle Unterlagen aus der Zeit vor dem 1. Januar 2008 entsorgen dürfen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt nämlich mit dem Schluss desjenigen Kalenderjahres, in der die letzte Eintragung in der Buchhaltung gemacht wurde. Haben Sie beispielsweise den Jahresabschluss des Jahres 2007 im Juni 2008 erstellt und beim Finanzamt eingereicht, dürfen Sie die Unterlagen erst ab dem 1. Januar 2019 vernichten. Findet bei Ihnen gerade eine steuerliche Prüfung statt, dürfen Sie relevante Unterlagen auch dann nicht wegwerfen, wenn die Archivierungsfrist eigentlich überschritten ist. Digitale Aufzeichnungen müssen Sie so archivieren, dass sie unveränderbar sind und während der gesamten zehnjährigen Aufbewahrungsdauer jederzeit sofort les- und auswertbar gemacht werden können.

Das kann nach sechs Jahren weg

Heben Sie empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe mindestens sechs Jahre auf. Zu Beginn des Jahres 2018 dürfen Sie das entsorgen, was bei Ihnen bis zum 31.12.2011 ein- oder ausgegangen ist.

Hier gilt die Zweijahresfrist

Auch das Mindestlohngesetz enthält Aufbewahrungsfristen für Unternehmen. Seit 2015 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten sowohl von geringfügig als auch von kurzfristig Beschäftigten aufzeichnen und mindestens zwei Jahre dokumentieren. Bei unvollständigen Aufzeichnungen kann die zuständige Zollbehörde Bußgelder bis zu 30.000 Euro festsetzen.